Gesti車n de reuniones
Servicios de reuniones
El Departamento de la Asamblea General y de Gesti車n de Conferencias se encarga de prestar los siguientes servicios para las reuniones que se celebran en las salas del edificio de la Asamblea General y el edificio de conferencias de Nueva York:
- Planificaci車n y programaci車n de reuniones
- Servicios en las salas de reuniones
- Servicios de interpretaci車n
- Servicios de documentaci車n y publicaci車n, a saber:
- 楚餃勳釵勳車紳
- 啦娶硃餃喝釵釵勳車紳
- Procesamiento de textos y autoedici車n
- 梆鳥梯娶梗莽勳車紳
- 嗨勳莽喧娶勳莉喝釵勳車紳
- Redacci車n de las actas oficiales de las sesiones
Las consultas de 赤ndole general sobre la solicitud de servicios de reuniones y servicios conexos deben dirigirse a la Secci車n de Gesti車n de Reuniones (planta 12 del edificio de la Secretar赤a; tel.: +1-212-963-7351 o +1-212-963-8114; correo electr車nico).
Las consultas de 赤ndole general sobre los documentos deben dirigirse a la Secci車n de Gesti車n de Documentos (planta 12 del edificio de la Secretar赤a; tel.: +1-212-963-6579; correo electr車nico).
Las consultas de 赤ndole general sobre la impresi車n y distribuci車n de documentos y servicios conexos deben dirigirse a la Secci車n de Apoyo a las Reuniones (oficina L1B-100, primer s車tano del edificio de la Biblioteca; tel.: +1-212-963-1483 o +1-212-963-7348; correo electr車nico).
Calendario de conferencias y reuniones de las Naciones Unidas
Dado que el ejercicio presupuestario ha pasado a ser anual, el calendario de conferencias y reuniones de las Naciones Unidas, que hasta ahora era bienal, tambi谷n se anualiz車 a partir del septuag谷simo cuarto per赤odo de sesiones de la Asamblea General (v谷ase la ). El calendario de conferencias y reuniones de las esferas econ車mica y social y esferas conexas (calendario del Consejo Econ車mico y Social) de cada bienio se prepara en los a?os impares. La versi車n m芍s reciente corresponde al bienio 2020-2021.
El calendario anual es examinado por el Comit谷 de Conferencias, que lo remite a la Asamblea General para que esta lo apruebe. El calendario del Consejo Econ車mico y Social es examinado y considerado por el propio Consejo. El calendario anual se actualiza y publica en los a?os pares.
Los calendarios contienen informaci車n detallada sobre las conferencias y reuniones con mandatos legislativos y cr谷ditos presupuestarios (recursos a los que tienen derecho los 車rganos para celebrar reuniones). Tambi谷n incluyen una secci車n con detalles sobre las conferencias y reuniones de los 車rganos principales de los organismos especializados, el Organismo Internacional de Energ赤a At車mica y los 車rganos creados en virtud de tratados bajo los auspicios de las Naciones Unidas.
El programa diario de reuniones, que incluye informaci車n sobre las salas asignadas, se puede consultar en las pantallas electr車nicas instaladas en el exterior de las salas.
Adem芍s de las reuniones que figuran en el calendario oficial de conferencias, se necesitan salas y recursos para las consultas oficiosas que se celebran mientras tienen lugar las reuniones oficiales, las reuniones informativas que se organizan para los Estados Miembros y las reuniones de grupos de Estados, y las reuniones y los eventos patrocinados por las misiones permanentes o de observaci車n ante las Naciones Unidas o por entidades del sistema de las Naciones Unidas. La dependencia encargada de programar todas estas reuniones y eventos es la Secci車n de Gesti車n de Reuniones.
C車mo reservar una sala de reuniones en gMeets (One-Stop-Shop)
Todas las entidades autorizadas, incluidas las misiones permanentes, que deseen reservar salas y servicios de reuniones deber芍n presentar sus solicitudes a trav谷s del portal .
gMeets permite presentar en un 迆nico lugar todas las solicitudes de servicios de reuniones en la Sede de las Naciones Unidas. Se trata de una interfaz web de autoservicio muy f芍cil de utilizar, gracias a la cual los clientes pueden elegir entre una amplia gama de servicios de reuniones: salas de conferencias; interpretaci車n; placas con su nombre, r車tulos del estrado y preparaci車n de las salas; publicaci車n de material en el ; servicios audiovisuales; servicios de transmisi車n web; servicios de acceso y seguridad; y pr谷stamo de equipo t谷cnico.
El sistema muestra informaci車n sobre los servicios de reuniones y su costo para ayudar a los solicitantes a tomar decisiones. Esta herramienta simplifica y facilita la coordinaci車n con los proveedores de servicios y entre ellos para que la Secretar赤a pueda gestionar las solicitudes de servicios de reuniones con mayor eficiencia. La plataforma est芍 disponible en franc谷s e ingl谷s. Las instrucciones para acceder a (One-Stop Shop) son las siguientes:
- Acceder a .
- Introducir el nombre de usuario y la contrase?a de gMeets.
- Comenzar el proceso de solicitud de salas y servicios de reuniones en la pesta?a ※New Request§ (nueva solicitud).
- Seguir tres sencillos pasos: indicar informaci車n b芍sica, elegir los servicios que se necesitan, y revisar y enviar la solicitud.
Es posible comprobar el estado de las solicitudes en la secci車n ※All My Requests§ (todas mis solicitudes).
Se pueden enviar preguntas u observaciones por correo electr車nico.
Es preciso rellenar todos los campos obligatorios, incluidas las preguntas preliminares. La Secci車n de Gesti車n de Reuniones examinar芍 y aprobar芍 las solicitudes. Los solicitantes pueden comprobar el estado de sus solicitudes en la secci車n ※All My Requests§ (todas mis solicitudes) del portal. Se puede obtener m芍s informaci車n contactando con la Secci車n de Gesti車n de Reuniones (tel.: +1-212-963-7351 o +1-212-963-8114; correo electr車nico).
Duraci車n de las reuniones
Por la ma?ana, las reuniones suelen celebrarse de 10.00 a 13.00 horas y por la tarde, de 15.00 a 18.00 horas (horario oficial de reuniones). A la hora del almuerzo solo pueden celebrarse reuniones de 13.15 a 14.30 horas, y en estas reuniones o eventos no se prestan servicios de interpretaci車n.
Puntualidad. Debido al gran n迆mero de solicitudes de reuniones y a los limitados servicios e instalaciones disponibles, es fundamental que las reuniones comiencen con puntualidad y que se respete estrictamente el horario indicado en el p芍rrafo anterior. Por tanto, se insta a las delegaciones a que est谷n presentes en las reuniones a la hora indicada. La Asamblea General, en su , de 12 de septiembre de 2005, inst車 en谷rgicamente a quienes presidieran sesiones de la Asamblea a que iniciaran las sesiones puntualmente.
Programaci車n de reuniones. Es conveniente que las reuniones relacionadas entre s赤 se celebren consecutivamente para aprovechar al m芍ximo los recursos disponibles. En el caso de las reuniones que no est谷n relacionadas, deber芍 hacerse una breve pausa entre ellas para facilitar la transici車n.
Cancelaciones. En caso de que se cancele una reuni車n prevista, se ruega a los organizadores que informen inmediatamente a la Secci車n de Gesti車n de Reuniones para que puedan reasignarse los recursos.
Solo se podr芍n prestar servicios de interpretaci車n a grupos regionales y otras agrupaciones importantes de Estados Miembros y a otras reuniones oficiosas si se liberan servicios asignados inicialmente a las reuniones de 車rganos creados en virtud de la Carta o de mandatos. ?nicamente se prestan servicios de interpretaci車n de lunes a viernes, de 10.00 a 13.00 horas y de 15.00 a 18.00 horas.
Uso de los locales
El uso de los locales de las Naciones Unidas se rige por la instrucci車n administrativa y por las notas verbales del Departamento, la m芍s reciente de las cuales es DGACM/OUSG/03/2018, de 9 de abril de 2018. En ellas se actualizan las orientaciones sobre el uso de las salas de conferencias de las Naciones Unidas, se aclaran las funciones y responsabilidades de las partes involucradas y se destaca que todas las reuniones y eventos han de respetar los principios de las Naciones Unidas y no deben ser de car芍cter comercial.
Utilizaci車n y cuidado del equipo electr車nico
Se ruega a los delegados y dem芍s participantes en las reuniones que no lleven a las salas de conferencias alimentos ni bebidas, salvo agua, para evitar da?os a los sistemas de interpretaci車n simult芍nea y otro equipo t谷cnico. Los micr車fonos, selectores de canal, dispositivos de votaci車n y auriculares tambi谷n deber芍n utilizarse con cuidado, ya que se trata de aparatos electr車nicos delicados. Cabe se?alar que la proximidad de los tel谷fonos m車viles a los micr車fonos puede afectar a la calidad del sonido.
Diario de las Naciones Unidas
El Diario de las Naciones Unidas, disponible en los seis idiomas oficiales de las Naciones Unidas, contiene informaci車n sobre las reuniones del d赤a, a saber:
- Reuniones oficiales (los res迆menes se a?aden tras las reuniones, si corresponde)
- Consultas oficiosas
- Otras reuniones
- Pr車ximas reuniones
- Otros eventos
- Conferencias y cumbres
Adem芍s, ofrece los siguientes contenidos:
- Informaci車n actualizada en tiempo real sobre las reuniones
- Lista diaria de documentos
- Firmas y ratificaciones de tratados multilaterales depositados en poder del Secretario General
- Informaci車n sobre conferencias de prensa
- Informaci車n general
- Corte Internacional de Justicia
- Calendario mundial de conferencias y reuniones
La preparaci車n del Diario corre a cargo de la Dependencia del Diario, cuya oficina est芍 abierta de 10.00 a 18.00 horas (hora de Nueva York). Para ponerse en contacto con la Dependencia, pulse 硃梁喝赤.
El Diario se publica de lunes a viernes. Con arreglo a la resoluci車n 71/323 de la Asamblea General, toda la informaci車n relativa a las reuniones oficiales, incluidos los res迆menes, se publica en los seis idiomas oficiales de las Naciones Unidas (芍rabe, chino, espa?ol, franc谷s, ingl谷s y ruso) durante todo el a?o, de conformidad con lo dispuesto en el art赤culo 55 del Reglamento de la Asamblea.
El Diario es compatible con tel谷fonos m車viles y tabletas mediante una aplicaci車n web progresiva (PWA) y se puede consultar tanto en journal.un.org como en el sitio web de las Naciones Unidas, el , (@Journal_UN_ONU) y , as赤 como por .
La informaci車n relacionada con las reuniones oficiales que se desee incluir en el Diario deber芍 presentarse por medio del Sistema de Gesti車n de los Contenidos del Diario (journal.un.org/jcms), mientras que la relacionada con consultas oficiosas y otras reuniones y eventos debe enviarse pulsando 硃梁喝赤. El plazo para presentar la informaci車n que se desee incluir en el programa de reuniones y los res迆menes del Diario del d赤a siguiente vence a las 16.00 horas (hora de Nueva York). La informaci車n sobre otras actividades debe enviarse antes de las 16.00 horas (hora de Nueva York) con al menos dos d赤as de antelaci車n.
梆紳喧梗娶梯娶梗喧硃釵勳車紳
En las reuniones con servicios de interpretaci車n, las declaraciones formuladas en cualquiera de los seis idiomas oficiales de las Naciones Unidas se interpretan a los otros cinco. Si las delegaciones disponen de la declaraci車n por escrito, es fundamental que entreguen una copia de su discurso al oficial de conferencias presente en la sala, a fin de asegurar la calidad de la interpretaci車n. Se ruega a los oradores que formulen las declaraciones a una velocidad que permita la interpretaci車n. Aunque cada vez es m芍s frecuente que se asigne a cada delegaci車n un tiempo determinado para formular su declaraci車n, se ruega a los oradores que hablen a una velocidad normal que permita a los int谷rpretes dar una versi車n exacta y completa de la declaraci車n. Si, para ce?irse al l赤mite de tiempo asignado, las declaraciones se pronuncian con excesiva rapidez, la calidad de la interpretaci車n se puede resentir. Se sugiere que las declaraciones se pronuncien a una velocidad m芍xima equivalente a 100 o 120 palabras por minuto en ingl谷s.
Adem芍s, cualquier orador puede formular una declaraci車n en un idioma distinto de los oficiales. En tales casos, de conformidad con el art赤culo 53 del Reglamento de la Asamblea General, la delegaci車n de que se trate deber芍 proporcionar un int谷rprete del idioma no oficial a un idioma oficial. Excepcionalmente, podr芍n solicitarse servicios de interpretaci車n bidireccional para Jefes o Jefas de Estado o de Gobierno. Sin embargo, solo habr芍 instalaciones limitadas para albergar a esos int谷rpretes de idiomas no oficiales en los locales. Se ruega a las delegaciones que deseen proporcionar sus propios int谷rpretes para los idiomas no oficiales que informen a la Secci車n de Gesti車n de Reuniones del Departamento de la Asamblea General y de Gesti車n de Conferencias con suficiente antelaci車n por correo electr車nico (), con copia al Servicio de 梆紳喧梗娶梯娶梗喧硃釵勳車紳 (), al Servicio de Protocolo y Enlace () y a la Secci車n de Apoyo a la Radioteledifusi車n y las Conferencias (). La Secci車n de Gesti車n de Reuniones les dar芍 m芍s instrucciones.
Traducciones escritas de declaraciones formuladas en idiomas oficiales
Cuando una delegaci車n proporcione el texto escrito de su declaraci車n, deber芍 indicar en la primera p芍gina ※Read out verbatim§, si desea que los int谷rpretes lean literalmente el texto, o ※Check against delivery§, si desea que se coteje con la intervenci車n del orador. Cuando se suministre un texto por escrito en m芍s de un idioma oficial, la delegaci車n deber芍 indicar claramente cu芍l de ellos ha de considerarse texto oficial.
Textos le赤dos literalmente (※Read out verbatim§). Los int谷rpretes seguir芍n la traducci車n, por lo que es poco probable que se reflejen en la interpretaci車n los cambios que introduzca el orador, como las omisiones y adiciones.
Textos cotejados con la intervenci車n del orador (※Check against delivery§). Los int谷rpretes seguir芍n el discurso, no la traducci車n. Si el orador se aparta del texto, la delegaci車n debe tener presente que la interpretaci車n que oir芍n los asistentes no coincidir芍 necesariamente con la traducci車n proporcionada al p迆blico y a la prensa.
Micr車fonos. Los micr車fonos no empiezan a funcionar hasta que se da la palabra al representante que haya solicitado hacer uso de ella y este presiona el bot車n. Para que la grabaci車n y la interpretaci車n de las declaraciones tengan la mejor calidad posible, los representantes deber芍n hablar directamente al micr車fono y hacerlo con claridad, sobre todo al mencionar cifras, citas o t谷rminos muy t谷cnicos o leer discursos escritos. Asimismo, deber芍n evitar golpear el micr車fono para comprobar si funciona, pasar p芍ginas y hacer o contestar llamadas de tel谷fono.
Actas de las sesiones
Se levanta acta de las sesiones plenarias de los 車rganos principales, las sesiones de las Comisiones Principales de la Asamblea General y determinadas sesiones de otros 車rganos. Las actas pueden ser literales o resumidas. La Secretar赤a prepara las actas, pero las delegaciones pueden introducir correcciones, aunque no se aceptan correcciones que a?adan informaci車n a la declaraci車n tal como fue pronunciada o modifiquen su sentido.
- Las actas literales (PV) reflejan 赤ntegramente los debates de la sesi車n. Las actas literales redactadas en un idioma oficial de las Naciones Unidas incluyen traducciones de los discursos pronunciados en otros idiomas oficiales y transcripciones editadas de los discursos pronunciados en el idioma original.
- Se advierte a las delegaciones que las partes de la declaraci車n escrita a las que no se d谷 lectura no figurar芍n en el acta de la sesi車n.
- Las actas resumidas (SR) reflejan los debates de manera concisa y abreviada, ya que no tienen por objeto incluir todas y cada una de las intervenciones ni reproducir textualmente las declaraciones.
- La redacci車n de actas (literales o resumidas) de las sesiones de los 車rganos de las Naciones Unidas se rige por diversas decisiones de la Asamblea General y otros 車rganos principales.
Correcciones de las actas de las sesiones
- Las correcciones de las actas literales deben enviarse a la Jefatura del Servicio de Actas Literales.
- Las correcciones de las actas resumidas deben enviarse a la Jefatura de la Secci車n de Gesti車n de Documentos.
Las correcciones se preparar芍n seg迆n las instrucciones que figuran en la nota al pie de la primera p芍gina del acta literal o resumida. Si se hacen las correcciones en una copia del acta, en la primera p芍gina del acta corregida deber芍n figurar la firma y el cargo de una persona autorizada de la delegaci車n correspondiente.
Las correcciones de las actas literales deben limitarse a subsanar errores u omisiones que afecten a las declaraciones tal como fueron pronunciadas, es decir, en el idioma original. Cuando se presenta una solicitud de correcci車n, esta se coteja con la grabaci車n del discurso correspondiente.
Las correcciones de las actas resumidas no deben referirse a cuestiones de estilo, ni tampoco incluir adiciones extensas que alteren el equilibrio general del acta.
No debe presentarse como correcci車n el texto de una intervenci車n.
Publicaci車n de correcciones
Una vez corregidas, las actas de los 車rganos de las Naciones Unidas se vuelven a publicar electr車nicamente y se incorporan al .
Copias de los textos escritos de las declaraciones que se formulan en las sesiones plenarias y las sesiones de las Comisiones Principales
Si la delegaci車n dispone de un texto escrito, uno de sus representantes con pase v芍lido de acceso a las Naciones Unidas deber芍 entregar al menos 20 copias en el mostrador de documentaci車n ubicado en la parte trasera del Sal車n de la Asamblea General o en el escritorio del oficial de conferencias de las otras salas de reuniones entre las 8.00 y las 9.00 horas.
Para presentar versiones electr車nicas de sus declaraciones, se invita a las delegaciones a que env赤en un ejemplar (en formato PDF y de Microsoft Word, siempre que sea posible) a eStatements al menos dos horas antes de formularlas. Es necesario indicar claramente el t赤tulo de la reuni車n y el nombre de quien formula la declaraci車n, as赤 como el tema del programa o punto del orden del d赤a, en el espacio reservado para el asunto del correo electr車nico y en el encabezamiento de la declaraci車n. Las declaraciones no podr芍n ser divulgadas hasta su formulaci車n oral. Otra posibilidad, cuando las reuniones sean presenciales y las declaraciones no puedan enviarse por v赤a electr車nica, es que las delegaciones lleven un ejemplar impreso sin grapar al escritorio del Oficial de Conferencias de la sala de reuniones para que sea escaneado y cargado en la versi車n digital del despu谷s de la reuni車n.
Las preguntas sobre la documentaci車n de la Asamblea General deber芍n dirigirse al personal de la Secci車n de Gesti車n de Documentos.