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Quiénes somos

La Sección de Gestión de Documentos canaliza todas las solicitudes de procesamiento de documentos para reuniones y de publicaciones previstas en los mandatos.

Qué hacemos

La Sección coordina la presentación puntual de los documentos para reuniones y las publicaciones previstas en los mandatos. Mantiene una estrecha interacción con los autores de los departamentos, las secretarías de los órganos intergubernamentales, las misiones permanentes y todas las dependencias de procesamiento para garantizar que la presentación de los documentos sea previsible y que estos se publiquen a tiempo y simultáneamente en los seis idiomas oficiales de las Naciones Unidas.

Las principales funciones de la Sección, que abarcan toda la cadena de gestión y procesamiento de la documentación, son las siguientes:

• Planificación anticipada de los documentos que deben examinar la Asamblea General, el Consejo de Seguridad, el Consejo Económico y Social y todos sus órganos subsidiarios en Nueva York, para lo cual es necesario:
  • Examinar las resoluciones antes de que se aprueben a fin de evaluar sus consecuencias para el presupuesto por programas.
  • Gestionar la demanda asignando fechas para la presentación de documentos y negociando las excepciones, y pronositcar el volumen de trabajo para facilitar la planificación de la capacidad en todas las dependencias de procesamiento.
  • Verificar que todos los documentos anteriores a cada período de sesiones, es decir, los que van a examinar los órganos deliberantes en sus períodos de sesiones, se redacten y presenten para su procesamiento de conformidad con los mandatos legislativos.
• Procesamiento de la documentación, que abarca la programación, el procesamiento y la publicación puntual de los documentos para reuniones en los seis idiomas oficiales de las Naciones Unidas, utilizando , que es un sistema electrónico de gestión del flujo de trabajo de principio a fin.

La gestión proactiva de los documentos, que incluye la asignación de fechas para la presentación de documentos, la negociación de excepciones y la programación dinámica, es crucial para que los documentos se publiquen con puntualidad. La Sección utiliza herramientas de inteligencia institucional para analizar los datos y establecer tendencias, y para el propósito de los documentos no programados, detectando y mitigando al mismo tiempo los posibles riesgos.